Kuitintarjoamisvelvollisuus

Vuoden 2014 alusta voimaan tulleen lakimuutoksen myötä käteisellä ja maksukortilla tehdyistä ostoksista on tarjottava kuitti asiakkaalle. Käteismaksuun rinnastuu myös maksu esim. liikunta- tai lounasseteleillä. Kuitille ei ole asetettu erityisiä muotovaatimuksia ja se voi olla tulostettu, käsinkirjoitettu tai sähköinen. Se voi olla myös esim. maksukorttipäätteen tuloste, mikäli siinä on laissa edellytetyt kuittitiedot. Kuitintarjoamisvelvollisuus ei kuitenkaan edellytä elinkeinonharjoittajalta kassakoneen tai kassajärjestelmän käyttämistä.

Lain mukaan kuittiin pitää merkitä:

• yrityksen tai tmi-yrittäjän nimi, yhteystiedot ja y-tunnus,
• kuitin antamispäivä,
• kuitin tunnistenumero tai muu yksilöivä tieto,
• myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palveluiden laji,
• tavaroista tai palveluista suoritettu maksu ja suoritettavan arvonlisäveron määrä verokannoittain tai arvonlisäveron peruste verokannoittain.

Lain mukaan on riittävää, että tavaran tai palvelun myyjä tarjoaa kuittia ostajalle. Ostajan ei tarvitse ottaa kuittia vastaan tai säilyttää sitä. Jos asiakas ei ota kuittia vastaan, ei myyjällä ole velvollisuutta säilyttää asiakkaalle tarjottua kappaletta kuitista. Maksupäätteen tai kassajärjestelmän vioittuminen niin, ettei kuittia pystytä tulostamaan ostajalle, ei poista lain vaatimaa kuitinantovelvollisuutta. Kassajärjestelmän mahdollisiin vikoihin kannattaa varautua esim. hankkimalla varalle kuittivihko ja tarjota tilapäisesti käsinkirjoitettuja kuitteja.

Lain ulkopuolelle jää automaatista tapahtuva myynti, arpajaislainsäädännön mukainen toiminta ja markkina- ja torikauppa ulkotiloissa lukuun ottamatta alkoholijuomien myyntiä ja anniskelua. Soveltamisalan ulkopuolelle on rajattu myös vähäiseksi katsottava ja harrastusluonteinen toiminta. Toiminta katsotaan vähäiseksi, jos tilikauden liikevaihto on enintään 8 500 euroa. Lisäksi lain ulkopuolelle on rajattu sähköinen kaupankäynti ja laskun sähköinen maksaminen, jos ostaja voi maksaa tavaran tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa.

Kuitintarjoamisvelvollisuutta valvovat veroviranomaiset ja poliisi sekä alkoholin anniskelulupiin liittyen aluehallintovirasto. Mikäli elinkeinonharjoittaja laiminlyö kuitinantovelvollisuuden, voi valvontaviranomainen määrätä laiminlyöntimaksun, jonka suuruus on 300 -1 000 euroa . Valvontaviranomaisella on valvontatehtävien suorittamiseksi oikeus muutamin rajoituksin tehdä myös koeostoja elinkeinonharjoittajan toimitiloissa.

Vinkkejä sähköisen taloushallinto-ohjelmiston valintaan

Taloushallinto sähköistyy ja samalla yritysten ja tilitoimistojen ohjelmien yhteiskäyttö lisääntyy. Netin kautta käytettäviä ohjelmia alkaa jo olla valinnanvaraksi asti. Yrityksen taloushallinnon sähköistäminen saattaa aiheuttaa ongelmia, mikäli ohjelmistovalintaan ei paneuduta kunnolla. Ohjelmien todellinen vertailu on usein hankalaa, koska hinnoittelumallit ja palvelukokonaisuudet eivät ole keskenään vertailukelpoisia. Myös tilitoimiston ja yrityksen tarpeet saattavat olla hyvinkin erilaisia, mikä asettaa vaatimuksia ohjelman ominaisuuksille. Useimmiten ristiriitatilanteita tulee toiminnanohjauksen ja taloushallinnon vaatimusten erilaisista tarpeista: turhan usein hyvä toiminnanohjausjärjestelmä on huono taloushallinto-ohjelma ja päinvastoin. Lisäksi valintaa tehdessä on ehkä hyvä ajatella tilintarkastuksenkin sujuvuutta, jos se suoritettaviin velvollisuuksiin kuuluu.

Sähköisyyttä mainostetaan kustannusten säästöllä ja se usein pitääkin paikkansa. Huonolla toteutuksella saatetaan tosin kasvattaakin kuluja. Eniten säästöä syntyy, jos kaikki toiminnot pystytään pyöräyttämään samassa ohjelmistossa. Tällöin vältytään mm. päällekkäiseltä tallennustyöltä ja kerran järjestelmään tallennettu tieto löytyy kaikkialta, missä sitä tarvitaan, ja kaikille, ketkä sitä tarvitsevat. Mikäli ohjelmistokokonaisuus joudutaan rakentamaan usean eri toimittajan ohjelmasta, vaaranpaikkoja kulujen kasvamiselle ovat tiedonsiirrot ohjelmasta toiseen. Liittymien toteutukset ja hinnat voivat olla hyvinkin erilaisia ja varsinkin räätälöinti kasvattaa kustannuksia. Hyvältä ohjelmalta vaaditaan myös joustavuutta. Yrityksen tarpeet taloushallinnolta voivat vaihdella yrityksen elinkaaren eri vaiheissa: aloittava yritys tarvitsee ehkä erilaisia toimintoja kuin toimintansa jo vakiinnuttanut yritys.

Rahaa saadaan uppoamaan myös käyttöönottoon koulutuksen muodossa ja ohjelmistopäivityksiin. On hyvä, jos ohjelmistoyhtiö tarjoaa käyttökoulutusta ja aktiivisia päivityksiä, mutta mikäli ne ovat sekä maksullisia että pakollisia, lopullisten käyttökustannusten määrä valintavaiheessa jää helposti epäselväksi. Jos käyttäjä ei pääse ohjelmassa mihinkään eteenpäin ilman käyttökoulutusta vaikkapa vain pelkän ohjekirjan avulla, ohjelman käyttö ei välttämättä muutenkaan ole loogista tai selkeää.  Peruskäyttö pitäisi hallita ilman koulutuksiakin. Ohjelmistoja on myös pakko päivittää vuosittain ainakin erilaisten palkanlaskennan prosenttien osalta ja jos päivityksiä ei pysty tekemään itse tai ohjelmistoyhtiö veloittaa niistä aina erikseen, käytölle saattaa tulla lisähintaa huomattavia summia. Vuosien varrella käyttäjätkin usein vaihtuvat ja uuden käyttäjän kouluttaminen ohjelman sujuvaksi osaajaksi voi vaatia taas lisäveloituksia.

Ennen päätöksen tekoa ohjelmiston perusversiota olisi hyvä päästä testaamaan edes demomuodossa. Testaajan pitäisi olla se, joka ohjelmaa tulee käyttämään ja jolla on kenties jo kokemusta jostain muusta vastaavasta ohjelmasta ja joka tietää millaisia tarpeita hankkijalla on. Tällöin testaaja pystyy kokeilemaan toimivatko halutut ominaisuudet ohjelmassa.

Joskus hyvänkin ohjelman käyttö on syystä tai toisesta lopetettava ja vaihdettava toiseen ohjelmaan. Jos jo valintavaiheessa on selvittänyt mm. kenellä on tietokannan hallinta, miten tiedot saa ohjelmasta talteen ja ehkä jopa siirrettyä uuteen ohjelmaan, säästyy myöhemmin monelta päänvaivalta.

Ohjelmistovalintaa pohdittaessa kannattaa kiinnittää huomiota ainakin seuraaviin seikkoihin:

– käyttöönoton edellytykset ja hinta,

– koekäytön mahdollisuus (edes demoversiossa),

– helppokäyttöisyys ja loogisuus,

– hinnoittelu ja käyttökustannukset,

– tietokannan hallinta: onko ohjelmiston sujuva käyttö sidottu esim. vain tiettyyn tilitoimistoon,

– ohjelmiston kattavuus ja joustavuus, liittymät muihin käytössä oleviin järjestelmiin,

– ympäristöön lisättävien käyttäjien määrä ja käyttöoikeuksien räätälöintimahdollisuudet, käyttäjämäärän vaikutus hinnoitteluun,

– ohjelman tuottamat raportit ja niiden muokattavuus tarvittaessa,

– ohjelmistopäivitysten saatavuus ja hinta,

– tukipalvelujen saatavuus ja hinta,

– palvelun irtisanominen ja irtisanomisaika.